Kaundan
Kung naghisgot sa mga database (DB), ang una nga butang nga naa sa hunahuna, siyempre, mao ang tanan nga mga lahi sa mga buzzword sama sa SQL, Oracle, 1C, o labing menos Access. Siyempre, kini gamhanan kaayo (ug mahal sa kadaghanan) nga mga programa nga makahimo sa pag-automate sa trabaho sa usa ka dako ug komplikado nga kompanya nga adunay daghang datos. Ang problema mao nga usahay ang ingon nga gahum dili kinahanglan. Mahimong gamay ang imong negosyo ug adunay medyo yano nga mga proseso sa negosyo, apan gusto usab nimo nga i-automate kini. Ug kini alang sa gagmay nga mga kompanya nga kini kanunay usa ka butang nga mabuhi.
Sa pagsugod, atong mugnaon ang TOR. Sa kadaghanan nga mga kaso, ang usa ka database alang sa accounting, pananglitan, ang klasiko nga pagpamaligya kinahanglan nga:
- sa pagbantay sa sa mga lamesa impormasyon sa mga butang (presyo), nahuman nga mga transaksyon ug mga kustomer ug i-link kini nga mga lamesa sa usag usa
- adunay komportable mga porma sa pag-input data (nga adunay mga drop-down list, etc.)
- awtomatiko nga pun-on ang pipila ka datos giimprinta nga mga porma (bayad, bayronon, ug uban pa)
- isyu sa gikinahanglan mga taho aron makontrol ang tibuok nga proseso sa negosyo gikan sa punto sa panglantaw sa manedyer
Ang Microsoft Excel makahimo niining tanan sa gamay nga paningkamot. Atong sulayan sa pagpatuman niini.
Lakang 1. Inisyal nga datos sa porma sa mga lamesa
Among tipigan ang impormasyon bahin sa mga produkto, halin ug mga kustomer sa tulo ka lamesa (sa samang panid o sa lain-laing mga – kini dili igsapayan). Importante nga himoon kini nga "smart tables" nga adunay auto-size, aron dili kini mahunahuna sa umaabot. Gihimo kini sa sugo Format isip usa ka lamesa tab Home (Balay — Format isip Talaan). Sa tab nga makita dayon Magtutukod (Laraw) hatagi ang mga lamesa ug mga deskriptibo nga ngalan sa uma Ngalan sa lamesa para magamit sa ulahi:
Sa kinatibuk-an, kita kinahanglan nga makakuha og tulo ka "smart tables":
Palihug timan-i nga ang mga lamesa mahimong adunay dugang nga pagpatin-aw nga datos. Busa, pananglitan, ang atong Presyoadunay dugang nga impormasyon mahitungod sa kategorya (grupo sa produkto, packaging, gibug-aton, ug uban pa) sa matag produkto, ug ang lamesa Kliyente — siyudad ug rehiyon (adres, TIN, mga detalye sa bangko, ug uban pa) sa matag usa kanila.
Table sales gamiton namo unya sa pagsulod sa nahuman nga mga transaksyon niini.
Lakang 2. Paghimo ug data entry form
Siyempre, mahimo nimong isulod ang datos sa pagbaligya direkta sa berdeng lamesa sales, apan dili kini kanunay nga kombenyente ug nag-apil sa dagway sa mga sayup ug typos tungod sa "human factor". Busa, mas maayo nga maghimo usa ka espesyal nga porma alang sa pagsulod sa datos sa usa ka lahi nga panid sa usa ka butang nga sama niini:
Sa cell B3, aron makuha ang na-update nga karon nga petsa-oras, gamita ang function Ang TDATA (KARON). Kung dili kinahanglan ang oras, nan Ang TDATA mahimong magamit ang function KARON (KARON).
Sa cell B11, pangitaa ang presyo sa pinili nga produkto sa ikatulo nga kolum sa smart table Presyo gamit ang function VPR (VLOOKUP). Kung wala pa nimo kini nahibal-an kaniadto, basaha una ug tan-awa ang video dinhi.
Sa cell B7, kinahanglan namon ang usa ka dropdown list nga adunay mga produkto gikan sa lista sa presyo. Alang niini mahimo nimong gamiton ang mando Data - Pagpamatuod sa Data (Data - Pagpamatuod), ipiho isip usa ka pagpugong Ilista ang (Listahan) ug dayon mosulod sa uma tinubdan (Gigikanan) link sa kolum ngalan gikan sa among smart table Presyo:
Sa susama, ang usa ka drop-down nga lista sa mga kliyente gihimo, apan ang gigikanan mahimong mas pig-ot:
=INDIRECT("Mga Kustomer [Kliyente]")
function KINAHANGLAN (INDIREKTO) gikinahanglan, sa kini nga kaso, tungod kay ang Excel, sa walay palad, wala makasabut sa direktang mga link sa mga smart nga mga lamesa sa Source field. Apan ang parehas nga link nga "giputos" sa usa ka function KINAHANGLAN sa samang higayon, kini nagtrabaho uban sa usa ka bang (dugang mahitungod niini mao ang sa artikulo mahitungod sa paghimo drop-down listahan uban sa sulod).
Lakang 3. Pagdugang og sales entry macro
Pagkahuman sa pagpuno sa porma, kinahanglan nimo nga idugang ang datos nga gisulod niini sa katapusan sa lamesa sales. Gamit ang yano nga mga link, maghimo kami usa ka linya nga idugang sa ubos mismo sa porma:
Mga. Ang cell A20 adunay link sa =B3, ang cell B20 adunay link sa =B7, ug uban pa.
Karon magdugang kita og 2-line elementary macro nga nagkopya sa namugna nga string ug idugang kini sa Sales table. Aron mahimo kini, i-press ang kombinasyon Alt + F11 o butones visual Basic tab developer (Developer). Kung kini nga tab dili makita, dayon i-enable kini una sa mga setting File - Mga Opsyon - Pag-setup sa Ribbon (File — Mga Opsyon — Ipasibo ang Ribbon). Sa bintana sa editor sa Visual Basic nga nagbukas, pagsulud usa ka bag-ong wala’y sulod nga module pinaagi sa menu Isulod – Module ug isulod ang among macro code didto:
Sub Add_Sell() Worksheets("Input Form").Range("A20:E20") . Row 'pagtino sa gidaghanon sa katapusang laray sa lamesa. Sales Worksheets("Sales"). Mga Cell(n + 100000, 1).PasteSpecial Paste:=xlPasteValues 'paste ngadto sa sunod nga walay sulod nga linya Worksheets("Input Form").Range("B1,B5,B7"). ClearContents 'tin-aw nga end sub nga porma Karon makadugang kami og buton sa among porma aron madagan ang gihimo nga macro gamit ang dropdown list Sal-ot tab developer (Developer — Insert — Button):
Human nimo kini idrowing, gipugngan ang wala nga buton sa mouse, pangutan-on ka sa Excel kung unsang macro ang kinahanglan nimo nga i-assign niini - pilia ang among macro Idugang_Ibaligya. Mahimo nimong usbon ang teksto sa usa ka buton pinaagi sa pag-right-click niini ug pagpili sa command Usba ang teksto.
Karon, pagkahuman sa pagpuno sa porma, mahimo nimong i-klik ang among buton, ug ang gisulod nga datos awtomatiko nga idugang sa lamesa sales, ug dayon ang porma matangtang aron makasulod ug bag-ong deal.
Lakang 4 Pagsumpay sa mga Talaan
Sa dili pa magtukod og report, atong isumpay ang atong mga lamesa aron sa ulahi makalkulo nato ang mga halin sa rehiyon, kustomer, o kategorya. Sa mas karaan nga mga bersyon sa Excel, kini magkinahanglan sa paggamit sa daghang mga gimbuhaton. VPR (VLOOKUP) alang sa pag-ilis sa mga presyo, kategorya, kustomer, siyudad, ug uban pa sa lamesa sales. Nagkinahanglan kini og panahon ug paningkamot gikan kanamo, ug usab "nagkaon" sa daghang mga kapanguhaan sa Excel. Sugod sa Excel 2013, ang tanan mahimong ipatuman nga mas yano pinaagi sa pag-set up sa mga relasyon tali sa mga lamesa.
Aron mahimo kini, sa tab Data (Petsa) click relasyon (Relasyon). Sa bintana nga makita, i-klik ang buton Paghimo (bag-o nga) ug pilia gikan sa drop-down nga mga lista ang mga lamesa ug mga ngalan sa kolum diin kini kinahanglan nga may kalabutan:
Usa ka importante nga punto: ang mga lamesa kinahanglan nga espesipiko niini nga han-ay, ie nalambigit nga lamesa (Presyo) kinahanglan dili maglangkob sa yawe nga kolum (ngalan) duplicate nga mga produkto, ingon nga kini mahitabo sa lamesa sales. Sa laing pagkasulti, ang kauban nga lamesa kinahanglan nga usa diin imong pangitaon ang datos nga gigamit VPRkon kini gigamit.
Siyempre, ang lamesa konektado sa susamang paagi sales uban sa lamesa Kliyente pinaagi sa komon nga kolum Customer:
Human sa pag-set up sa mga link, ang bintana sa pagdumala sa mga link mahimong sirado; dili nimo kinahanglan nga balikon kini nga pamaagi.
Lakang 5. Nagtukod mi og mga report gamit ang summary
Karon, aron pag-analisar sa mga baligya ug pagsubay sa mga dinamika sa proseso, maghimo kita, pananglitan, usa ka matang sa taho gamit ang pivot table. Ibutang ang aktibo nga cell sa lamesa sales ug pilia ang tab sa ribbon Isulod – PivotTable (Sal-ot — Pivot Table). Sa bintana nga nagbukas, ang Excel mangutana kanamo bahin sa gigikanan sa datos (ie table sales) ug usa ka dapit sa pag-upload sa report (mas maayo sa bag-ong sheet):
Ang hinungdanon nga punto mao nga kinahanglan nga mahimo ang checkbox Idugang kini nga datos sa modelo sa datos (Idugang ang datos sa Data Model) sa ubos sa bintana aron masabtan sa Excel nga gusto namon nga maghimo usa ka taho dili lamang sa karon nga lamesa, apan gigamit usab ang tanan nga mga relasyon.
Human sa pag-klik OK usa ka panel ang makita sa tuo nga katunga sa bintana Mga field sa pivot tableasa i-click ang link Ang tanan ngaaron makita dili lamang ang kasamtangan, apan ang tanan nga "smart tables" nga anaa sa libro sa makausa. Ug unya, sama sa klasiko nga pivot table, mahimo nimong i-drag ang mga natad nga kinahanglan namon gikan sa bisan unsang may kalabutan nga mga lamesa sa lugar. filter, Laray nga gihulma, Stolbtsov or nga mga Prinsipyo - ug ang Excel maghimo dayon sa bisan unsang taho nga kinahanglan namon sa sheet:
Ayaw kalimti nga ang pivot table kinahanglan nga i-update matag karon ug unya (kung mabag-o ang gigikanan nga datos) pinaagi sa pag-right-click niini ug pagpili sa mando I-update ug I-save (I-refresh), tungod kay dili kini awtomatik nga mahimo.
Usab, pinaagi sa pagpili sa bisan unsang cell sa summary ug pagpindot sa buton Tsart sa Pivot (Pivot Chart) tab analysis (Pagtuki) or lantugi (Mga Opsyon) dali nimong mahanduraw ang mga resulta nga kalkulado niini.
Lakang 6. Pun-a ang mga printable
Ang laing tipikal nga buluhaton sa bisan unsang database mao ang awtomatik nga pagpuno sa nagkalain-laing naimprinta nga mga porma ug porma (mga invoice, invoice, aksyon, ug uban pa). Nagsulat na ko mahitungod sa usa sa mga paagi sa pagbuhat niini. Dinhi among gipatuman, pananglitan, pagpuno sa porma pinaagi sa numero sa account:
Gituohan nga sa cell C2 ang user mosulod ug numero (row number sa table sales, sa pagkatinuod), ug dayon ang datos nga atong gikinahanglan gikuha gamit ang pamilyar na nga function VPR (VLOOKUP) ug mga bahin INDEX (INDEX).
- Giunsa paggamit ang VLOOKUP function sa pagpangita ug pagpangita sa mga kantidad
- Giunsa pag-ilis ang VLOOKUP sa INDEX ug MATCH function
- Awtomatikong pagpuno sa mga porma ug mga porma nga adunay datos gikan sa lamesa
- Paghimo og mga Report gamit ang PivotTable