Kaundan
Daghang mga proseso sa negosyo (ug bisan ang tibuok nga mga negosyo) niining kinabuhia naglakip sa katumanan sa mga order sa limitado nga gidaghanon sa mga tigpasundayag sa usa ka gihatag nga deadline. Ang pagplano sa ingon nga mga kaso mahitabo, ingon sa ilang giingon, "gikan sa kalendaryo" ug sa kasagaran adunay panginahanglan sa pagbalhin sa mga panghitabo nga giplano niini (mga order, mga miting, mga paghatod) ngadto sa Microsoft Excel - alang sa dugang nga pagtuki pinaagi sa mga pormula, pivot tables, charting, ug uban pa.
Siyempre, gusto nako nga ipatuman ang ingon nga pagbalhin dili pinaagi sa binuang nga pagkopya (nga dili ra lisud), apan sa awtomatik nga pag-update sa datos aron sa umaabot ang tanan nga mga pagbag-o nga gihimo sa kalendaryo ug bag-ong mga order sa langaw ipakita sa Excel. Mahimo nimong ipatuman ang ingon nga pag-import sa pila ka minuto gamit ang Power Query add-in nga gitukod sa Microsoft Excel, sugod sa 2016 nga bersyon (alang sa Excel 2010-2013, mahimo kini ma-download gikan sa website sa Microsoft ug i-install nga gilain gikan sa link) .
Ibutang ta nga gigamit namo ang libre nga Google Calendar alang sa pagplano, diin ako, alang sa kasayon, naghimo og usa ka bulag nga kalendaryo (ang buton nga adunay usa ka plus sign sa ubos nga tuo nga suok sunod sa Ubang mga kalendaryo) nga may titulo Buhat. Dinhi among gisulod ang tanan nga mga order nga kinahanglan makompleto ug ipadala sa mga kustomer sa ilang mga adres:
Pinaagi sa pagdoble sa bisan unsang order, mahimo nimong tan-awon o i-edit ang mga detalye niini:
Timan-i nga:
- Ang ngalan sa panghitabo mao ang managerkinsa nagtuman niini nga sugo (Elena) ug Numero sa order
- Gipakita nga adres Pagpadala
- Ang nota naglangkob (sa lain-laing mga linya, apan sa bisan unsa nga han-ay) ang mga parametro sa order: matang sa pagbayad, kantidad, ngalan sa kustomer, ug uban pa sa format Parameter=Bili.
Alang sa katin-awan, ang mga mando sa matag manedyer gipasiugda sa ilang kaugalingon nga kolor, bisan kung dili kini kinahanglan.
Lakang 1. Pagkuha ug link sa Google Calendar
Una kinahanglan namon nga makakuha usa ka link sa web sa among kalendaryo sa pag-order. Aron mahimo kini, pag-klik sa buton nga adunay tulo nga tuldok Mga Opsyon sa Kalendaryo nga Buhat sunod sa ngalan sa kalendaryo ug pilia ang sugo Mga Setting ug Pagpakigbahin:
Sa bintana nga nagbukas, mahimo nimo, kung gusto, himuon nga publiko ang kalendaryo o bukas nga pag-access niini alang sa indibidwal nga mga tiggamit. Nagkinahanglan usab kami og link para sa pribadong pag-access sa kalendaryo sa iCal format:
Lakang 2. I-load ang data gikan sa kalendaryo ngadto sa Power Query
Karon ablihi ang Excel ug sa tab Data (kung ikaw adunay Excel 2010-2013, dayon sa tab Kusog nga Pagpangutana) pagpili og sugo Gikan sa Internet (Data — Gikan sa Internet). Dayon idikit ang gikopya nga dalan sa kalendaryo ug i-klik ang OK.
Ang iCal Power Query wala makaila sa pormat, apan kini sayon sa pagtabang. Sa tinuud, ang iCal usa ka yano nga file sa teksto nga adunay usa ka colon ingon usa ka delimiter, ug sa sulod kini ingon niini:
Mao nga mahimo nimo nga i-right-click ang icon sa na-download nga file ug pilia ang format nga labing duol sa kahulugan CSV – ug ang among data bahin sa tanang mga order i-load sa Power Query query editor ug bahinon sa duha ka column pinaagi sa colon:
Kung tan-awon nimo pag-ayo, klaro nimong makita kana:
- Ang impormasyon bahin sa matag panghitabo (han-ay) gigrupo sa usa ka bloke nga nagsugod sa pulong BEGIN ug natapos sa END.
- Ang mga petsa sa pagsugod ug pagtapos gitipigan sa mga kuwerdas nga gimarkahan og DTSTART ug DTEND.
- Ang adres sa pagpadala kay LOCATION.
- Nota sa order – DESCRIPTION field.
- Ngalan sa panghitabo (ngalan sa manedyer ug numero sa order) — SUMMARY field.
Nagpabilin kini aron makuha kini nga mapuslanon nga kasayuran ug usbon kini nga usa ka kombenyente nga lamesa.
Lakang 3. Convert sa Normal View
Aron mahimo kini, buhata ang mosunud nga kutay sa mga aksyon:
- Atong tangtangon ang top 7 nga linya nga wala nato kinahanglana sa wala pa ang unang BEGIN command Panimalay — Delete Rows — Delete Top Rows (Balay - Kuhaa ang mga laray - Kuhaa ang taas nga mga laray).
- Salain pinaagi sa kolum Column1 mga linya nga naglangkob sa mga field nga atong gikinahanglan: DTSTART, DTEND, DESCRIPTION, LOCATION ug SUMMARY.
- Sa Advanced tab Pagdugang ug kolum pagpili Kolum sa indeks (Idugang ang column — Index column)para makadugang ug row number column sa among data.
- Didto mismo sa tab. Pagdugang ug kolum pagpili og team Kondisyonal nga kolum (Idugang ang kolum - Kondisyonal nga kolum) ug sa sinugdanan sa matag block (order) gipakita namo ang bili sa index:
- Pun-a ang walay sulod nga mga selula sa resulta nga kolum blockpinaagi sa pag-right-click sa titulo niini ug pagpili sa command Pun-a - Ubos (Pun-an - Down).
- Kuhaa ang wala kinahanglana nga kolum index.
- Pagpili og kolum Column1 ug paghimo sa usa ka convolution sa data gikan sa kolum Column2 gamit ang sugo Transform – Pivot Column (Transform — Pivot column). Siguroha ang pagpili sa mga opsyon Ayaw pagtipon (Ayaw pag-ipon)aron walay math function nga magamit sa datos:
- Sa resulta nga duha ka dimensyon (krus) nga lamesa, hawanan ang mga backslashes sa address column (right-click sa column header – Pag-ilis sa mga mithi) ug kuhaa ang wala kinahanglana nga kolum block.
- Aron ibalik ang mga sulud sa mga kolum DTSTART и DTEND sa usa ka bug-os nga petsa-oras, nagpasiugda kanila, pagpili sa tab Pagbag-o - Petsa - Pag-analisar sa Run (Pagbag-o - Petsa - Pag-parse). Dayon atong gitul-id ang code sa formula bar pinaagi sa pag-ilis sa function Petsa.Gikan on PetsaOras.Gikanaron dili mawala ang mga kantidad sa oras:
- Dayon, pinaagi sa pag-right-click sa header, gibahin namo ang kolum DESCRIPTION nga adunay mga parameter sa order pinaagi sa separator - simbolo n, apan sa parehas nga oras, sa mga parameter, pilion namon ang pagbahin sa mga laray, ug dili sa mga kolum:
- Sa makausa pa, gibahin namon ang resulta nga kolum sa duha nga magkabulag - ang parameter ug ang kantidad, apan pinaagi sa parehas nga timaan.
- Pagpili sa usa ka kolum DESKRIPSIYON.1 pagbuhat sa convolution, sama sa atong gibuhat sa sayo pa, uban sa sugo Transform – Pivot Column (Transform — Pivot column). Ang kolum sa kantidad sa kini nga kaso mao ang kolum nga adunay mga kantidad sa parameter - DESKRIPSIYON.2 Siguruha nga magpili usa ka function sa mga parameter Ayaw pagtipon (Ayaw pag-ipon):
- Nagpabilin nga itakda ang mga pormat alang sa tanan nga mga kolum ug ilisan kini sa ngalan kung gusto. Ug mahimo nimong i-upload ang mga resulta balik sa Excel gamit ang mando Panimalay — Pagsira ug Pag-load — Pagsira ug Pag-load sa… (Balay — Close&Load — Close&Load to…)
Ug ania ang among lista sa mga order nga gikarga sa Excel gikan sa Google Calendar:
Sa umaabot, kung mag-ilis o magdugang og bag-ong mga order sa kalendaryo, igo na lang nga i-update ang among hangyo gamit ang command Data - I-refresh ang Tanan (Data — I-refresh Tanan).
- Ang kalendaryo sa pabrika sa Excel gi-update gikan sa internet pinaagi sa Power Query
- Pag-usab sa usa ka kolum ngadto sa usa ka lamesa
- Paghimo usa ka database sa Excel